Tóm tắt: Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài (Giấy phép XKLĐ) theo Luật 69/2020/QH14 và Nghị định 112/2021/NĐ-CP: thành phần hồ sơ, lệ phí, thời hạn xử lý, lưu ý thực tiễn và checklist tuân thủ 2026.
Mở đầu
Giấy phép hoạt động dịch vụ đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài (sau đây gọi tắt là "Giấy phép XKLĐ") là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp được phép kinh doanh trong lĩnh vực này. Theo Luật 69/2020/QH14 và Nghị định 112/2021/NĐ-CP, quy trình cấp phép được siết chặt rõ rệt so với khung pháp lý cũ. Trên thực tế, không ít hồ sơ bị trả lại 2-3 lần do thiếu chứng từ ký quỹ, thiếu tài liệu chứng minh người đại diện, hoặc đề án không rõ thị trường mục tiêu.
Bài viết này hệ thống lại toàn bộ quy trình thực tiễn theo dõi từ kinh nghiệm tư vấn của HTIC — từ điều kiện đầu vào, danh mục hồ sơ, biểu mẫu, lệ phí đến thời gian xử lý — kèm khuyến nghị tránh các lỗi phổ biến. Trước khi bắt đầu thủ tục, doanh nghiệp nên đọc bài Pillar Tư vấn pháp lý cho công ty XKLĐ 2026 — Luật 69/2020 & 7 nghĩa vụ chính để nắm tổng quan.
I. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép XKLĐ
Theo Điều 11 Luật 69/2020, Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là người có thẩm quyền cấp, đổi, cấp lại, gia hạn và thu hồi Giấy phép XKLĐ. Cơ quan đầu mối tiếp nhận hồ sơ là Cục Quản lý lao động ngoài nước (DOLAB).
Hai phương thức nộp hồ sơ:
- Trực tiếp/chuyển phát tại trụ sở DOLAB (số 41B Lý Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội).
- Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (DVC mức 4).
Năm 2026, DOLAB đang đẩy mạnh số hóa, do đó nộp trực tuyến được khuyến nghị để rút ngắn thời gian.
II. Điều kiện đầu vào — Kiểm tra trước khi nộp hồ sơ
Doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện tại Điều 10 Luật 69/2020 (đã phân tích chi tiết trong bài Pillar B):
- Doanh nghiệp Việt Nam — 100% vốn trong nước, vốn điều lệ tối thiểu 5 tỷ đồng, đã góp đủ.
- Đã hoàn tất ký quỹ 2 tỷ đồng tại ngân hàng thương mại.
- Người đại diện theo pháp luật: công dân Việt Nam, trình độ đại học trở lên, có ít nhất 5 năm kinh nghiệm, không có án tích theo Điều 10.1.c.
- Có nhân viên nghiệp vụ đủ tiêu chuẩn theo Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH.
- Có cơ sở vật chất phục vụ giáo dục định hướng (phòng học, ký túc xá).
- Có trang thông tin điện tử công bố thông tin theo Điều 19, 20 Luật 69/2020.
HTIC khuyến nghị doanh nghiệp lập "Bảng tự đánh giá đủ điều kiện" trước khi soạn hồ sơ — nhằm tránh phát hiện thiếu sót khi DOLAB thẩm định.
III. Thành phần hồ sơ xin cấp Giấy phép
Theo Điều 12 Luật 69/2020 và Điều 7 NĐ 112/2021/NĐ-CP, hồ sơ gồm 9 đầu mục:
- Văn bản đề nghị cấp Giấy phép (theo Mẫu số 02 Phụ lục I NĐ 112/2021/NĐ-CP). Người đại diện theo pháp luật ký tên, đóng dấu.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý: ngành nghề kinh doanh phải đã đăng ký "Đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng" (mã ngành 7830).
- Giấy tờ chứng minh vốn điều lệ: báo cáo tài chính kiểm toán năm gần nhất hoặc chứng từ góp vốn ngân hàng.
- Giấy xác nhận đã ký quỹ 2 tỷ đồng tại ngân hàng (theo Mẫu của NĐ 112/2021/NĐ-CP). Ngân hàng phải là ngân hàng thương mại được phép hoạt động tại Việt Nam.
- Hồ sơ người đại diện theo pháp luật:
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
- Bản sao văn bằng đại học trở lên.
- Văn bản chứng minh 5 năm kinh nghiệm (quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động, xác nhận của đơn vị cũ).
- Phiếu lý lịch tư pháp số 2 (cấp trong 6 tháng gần nhất).
- Danh sách trích ngang nhân viên nghiệp vụ với bản sao văn bằng, chứng chỉ, hợp đồng lao động. Theo Thông tư 21/2021/TT-BLĐTBXH, mỗi mảng nghiệp vụ (khai thác thị trường, tuyển chọn – đào tạo, quản lý NLĐ ở nước ngoài, tài chính – kế toán) phải có cán bộ chuyên trách đủ tiêu chuẩn.
- Tài liệu chứng minh cơ sở vật chất phục vụ giáo dục định hướng: hợp đồng thuê/giấy chứng nhận quyền sở hữu trụ sở, sơ đồ phòng học, ảnh ký túc xá, danh mục trang thiết bị giảng dạy.
- Đề án hoạt động dịch vụ đưa NLĐ Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài. Đây là phần dài và quan trọng nhất, bao gồm:
- Mục tiêu, thị trường dự kiến (Nhật, Đức, Hàn Quốc, Đài Loan...).
- Năng lực tài chính và nhân sự.
- Quy trình tuyển chọn – đào tạo – đưa đi – quản lý – hồi hương.
- Cam kết bảo vệ quyền lợi NLĐ, xử lý sự cố.
- Phương án tuân thủ Luật BVDLCN 2023 đối với DLCN của ứng viên/NLĐ.
- Bản chụp Giấy chứng nhận tên miền website doanh nghiệp đã đăng ký và bản in trang chủ thể hiện các thông tin theo Điều 19, 20 Luật 69/2020.
IV. Lệ phí và thời hạn xử lý
1. Lệ phí cấp Giấy phép
Theo Thông tư 25/2021/TT-BTC (sửa đổi tại các văn bản sau), lệ phí cấp Giấy phép XKLĐ là 15.000.000 đồng/hồ sơ. Nộp vào ngân sách nhà nước qua kho bạc hoặc tài khoản DOLAB. Lệ phí không hoàn lại nếu hồ sơ không được cấp.
Lưu ý: phí thẩm định ngân hàng (cho việc ký quỹ) và phí công chứng, dịch thuật các tài liệu liên quan không thuộc lệ phí nhà nước nhưng cần dự trù 3–8 triệu đồng tùy số lượng giấy tờ.
2. Thời hạn xử lý
Theo Điều 12.3 Luật 69/2020: 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp không cấp, DOLAB phải có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
Trên thực tế, do nhiều hồ sơ phải bổ sung, thời gian thực tế từ nộp lần đầu đến được cấp Giấy phép thường 2–4 tháng. Doanh nghiệp nên dự trù lộ trình kinh doanh phù hợp.
3. Thời hạn hiệu lực của Giấy phép
Giấy phép XKLĐ có thời hạn 5 năm và được xem xét cấp đổi/cấp lại theo điều kiện duy trì. Trước khi hết hạn 30 ngày, doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị cấp đổi.
V. Quy trình thực hiện theo các bước
Bước 1 — Chuẩn bị nội bộ (4–8 tuần):
- Hoàn tất góp vốn điều lệ, lưu chứng từ ngân hàng.
- Hoàn tất ký quỹ 2 tỷ đồng tại ngân hàng — đây thường là bước mất nhiều thời gian nhất do thủ tục ngân hàng.
- Tuyển nhân sự nghiệp vụ, ký hợp đồng lao động, đăng ký BHXH.
- Thuê/xây dựng cơ sở vật chất.
- Soạn website tuân thủ Điều 19, 20.
Bước 2 — Soạn thảo hồ sơ (2–3 tuần):
- Thu thập đầy đủ tài liệu theo danh mục 9 đầu mục.
- Viết Đề án hoạt động (nên 30–60 trang, có biểu đồ tài chính, quy trình SOP).
- Công chứng/dịch thuật giấy tờ cần thiết.
- Rà soát pháp lý — khuyến nghị có luật sư chuyên ngành thẩm định.
Bước 3 — Nộp hồ sơ và theo dõi:
- Nộp qua DVC trực tuyến hoặc trực tiếp tại DOLAB.
- Theo dõi tình trạng xử lý, đáp ứng yêu cầu bổ sung trong 10 ngày làm việc (nếu có).
Bước 4 — Nhận Giấy phép và đăng ký vận hành:
- Nhận Giấy phép gốc tại DOLAB.
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống điện tử DOLAB để báo cáo về NLĐ đưa đi.
- Công bố thông tin Giấy phép trên website doanh nghiệp.
VI. 7 Lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả về
- Ngành nghề ĐKKD chưa đăng ký mã 7830 — cần bổ sung trước khi nộp.
- Vốn điều lệ "ảo" — không có chứng từ góp vốn ngân hàng. Yêu cầu sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện việc chuyển vốn.
- Hồ sơ người đại diện thiếu phiếu lý lịch tư pháp số 2 — đây là loại đặc biệt, không phải số 1.
- Đề án thiếu phần tuân thủ Luật BVDLCN 2023 — đây là yêu cầu mới mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua.
- Đề án không có quy trình xử lý sự cố cụ thể — cần kịch bản cho tai nạn, NLĐ bỏ trốn, tranh chấp lương.
- Website không công bố đầy đủ thông tin — phải có giấy phép kinh doanh, người đại diện, đường dây nóng, chính sách BVDLCN.
- Cơ sở vật chất thuê ngắn hạn (dưới 24 tháng) — DOLAB thường yêu cầu hợp đồng thuê đủ ổn định.
VII. Các thủ tục liên quan sau khi có Giấy phép
- Đăng ký hợp đồng cung ứng lao động với từng đối tác nước ngoài (Điều 18 Luật 69/2020).
- Báo cáo NLĐ đưa đi trước khi xuất cảnh, hằng quý và năm.
- Đăng ký xử lý DLCN nhạy cảm với Bộ Công an theo Luật BVDLCN 2023 — vì doanh nghiệp xử lý hộ chiếu, hồ sơ y tế của NLĐ.
- Đóng Quỹ Hỗ trợ việc làm ngoài nước đầy đủ, đúng hạn.
Chi tiết các điều khoản bắt buộc của hợp đồng đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài đã được phân tích trong Pillar B.
VIII. HTIC hỗ trợ thủ tục cấp Giấy phép XKLĐ
HTIC cung cấp gói dịch vụ "Xin Giấy phép XKLĐ trọn gói" gồm:
- Tư vấn cấu trúc doanh nghiệp, điều chỉnh vốn điều lệ, đăng ký ngành nghề.
- Hỗ trợ ký quỹ ngân hàng (kết nối với 5 ngân hàng đối tác).
- Soạn thảo toàn bộ 9 đầu mục hồ sơ, đặc biệt là Đề án hoạt động.
- Đại diện làm việc với DOLAB, phản hồi yêu cầu bổ sung.
- Hỗ trợ vận hành sau cấp phép: SOP, hợp đồng mẫu, đào tạo nội bộ.
Khách hàng doanh nghiệp đang quan tâm dịch vụ tuân thủ thường xuyên có thể tham khảo Phòng pháp chế thuê ngoài — gói 8–25 triệu/tháng dành riêng cho ngành XKLĐ.
IX. Câu hỏi thường gặp
1. Có cần phải có đối tác nước ngoài trước khi xin Giấy phép?
Không bắt buộc, nhưng Đề án hoạt động phải nêu thị trường mục tiêu và năng lực tiếp cận. Doanh nghiệp có MOU sơ bộ với đối tác sẽ thuyết phục hơn.
2. Người đại diện theo pháp luật có cần thường trú tại Việt Nam?
Phải là công dân Việt Nam và cư trú tại Việt Nam. Người Việt định cư nước ngoài không đủ điều kiện theo Điều 10.1.c.
3. Có thể thay người đại diện sau khi đã có Giấy phép?
Có, nhưng phải làm thủ tục thay đổi thông tin tại DOLAB trong 30 ngày kể từ ngày thay đổi. Người mới phải đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 10.1.c.
4. Mất bao lâu để chuẩn bị từ con số 0?
Thông thường 4–6 tháng: 2-3 tháng chuẩn bị nội bộ (vốn, ký quỹ, nhân sự, cơ sở) + 1-2 tháng soạn hồ sơ + 20 ngày đến 2 tháng xử lý.
5. Doanh nghiệp đã có Giấy phép cũ (theo Luật 72/2006) có cần xin lại theo Luật 69/2020?
Có. Theo điều khoản chuyển tiếp NĐ 112/2021/NĐ-CP, các doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cấp đổi để đáp ứng quy định mới về vốn, ký quỹ và điều kiện người đại diện.
Kết luận
Thủ tục xin Giấy phép XKLĐ năm 2026 đòi hỏi sự chuẩn bị bài bản về tài chính (5 tỷ vốn + 2 tỷ ký quỹ), nhân sự (người đại diện 5 năm KN, đội nghiệp vụ chuyên trách), cơ sở vật chất và một Đề án hoạt động chi tiết, tuân thủ cả Luật 69/2020 lẫn Luật BVDLCN 2023. Khuyến nghị doanh nghiệp lên lộ trình 4–6 tháng và làm việc với luật sư chuyên ngành để tránh các lỗi thường gặp.
HTIC sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ HTIC để được tư vấn lộ trình cấp phép phù hợp.
Bài viết được biên soạn bởi đội ngũ luật sư HTIC — cập nhật tháng 5/2026. Nội dung chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức cho từng vụ việc cụ thể.
