Du học Nhật Bản tiếp tục là một trong những thị trường du học được người Việt Nam quan tâm nhất, với khoảng 60.000 – 70.000 du học sinh Việt đang theo học tại Nhật năm 2025. Đối với doanh nghiệp Việt Nam muốn thành lập công ty tư vấn du học Nhật Bản, năm 2026 mang đến khung pháp lý mới với Nghị định 125/2024/NĐ-CP (hiệu lực 20/11/2024) thay Nghị định 46/2017 và 135/2018. Bài viết hướng dẫn chi tiết điều kiện kinh doanh, hồ sơ đăng ký với Sở GDĐT và lưu ý đặc thù khi tư vấn du học sang thị trường Nhật theo Điều 115–116 NĐ 125/2024.
1. Khung pháp lý 2026 cho công ty tư vấn du học Nhật Bản
- Nghị định 125/2024/NĐ-CP — Quy định điều kiện kinh doanh dịch vụ tư vấn du học (thay NĐ 46/2017 + 135/2018).
- Luật Bảo vệ Quyền lợi Người tiêu dùng 2023 (BVQLNTD) — Áp dụng cho hợp đồng giữa công ty tư vấn và học viên/phụ huynh.
- Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân 2023 + Nghị định 13/2023/NĐ-CP — Quy định việc thu thập, lưu trữ, chuyển dữ liệu cá nhân học viên.
- Luật Quảng cáo (sửa đổi 2024) — Cấm cam kết kết quả không bảo đảm.
- Luật 69/2020 — Áp dụng nếu có cấu phần đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (visa kỹ năng đặc định, sau Daigaku).
- Pháp luật Nhật Bản — Hệ thống visa du học ("Du học sinh" theo Aufenthaltsgesetz Nhật), quy định trường ngôn ngữ và senmon, chuyển đổi visa.
2. Năm (5) điều kiện cốt lõi để thành lập công ty tư vấn du học Nhật Bản
Điều kiện 1 — Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học
Doanh nghiệp đăng ký với Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trụ sở. Mã ngành 8559 (Giáo dục khác chưa được phân vào đâu — tư vấn du học) trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Điều kiện 2 — Trụ sở kinh doanh hợp pháp
Có địa điểm hoạt động cố định, hợp đồng thuê / sở hữu có thời hạn tối thiểu 1 năm. Diện tích tối thiểu phù hợp quy mô. Đáp ứng yêu cầu PCCC, an toàn lao động.
Điều kiện 3 — Nhân sự nghiệp vụ tư vấn du học
Theo NĐ 125/2024: tối thiểu 3 người làm nghiệp vụ tư vấn du học, trong đó:
- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên (mọi chuyên ngành).
- Có chứng chỉ nghiệp vụ tư vấn du học (chương trình B4) do Bộ GDĐT hoặc cơ sở được Bộ GDĐT công nhận cấp.
- Tối thiểu 1 người có chứng chỉ tiếng Nhật JLPT N3 hoặc tương đương (riêng cho thị trường Nhật).
Điều kiện 4 — Cơ sở vật chất và tài liệu tư vấn du học
Theo Điều 116 NĐ 125/2024/NĐ-CP, doanh nghiệp phải có: (i) trụ sở hoạt động ổn định và cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tư vấn du học; (ii) tài liệu giới thiệu, tư vấn về chính sách giáo dục của Nhật Bản và các quốc gia/vùng lãnh thổ; (iii) tài liệu tư vấn về trường học, khóa học, ngành nghề và trình độ đào tạo tại Nhật.
Lưu ý pháp lý quan trọng: Hoạt động kinh doanh dịch vụ tư vấn du học KHÔNG thuộc ngành nghề yêu cầu ký quỹ hay vốn pháp định theo NĐ 125/2024 và pháp luật hiện hành. Quy định ký quỹ 500 triệu – 2 tỷ đồng chỉ áp dụng cho hoạt động đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo Luật 69/2020/QH14 và NĐ 112/2021 (sửa đổi bởi NĐ 372/2025) — đây là lĩnh vực hoàn toàn khác, doanh nghiệp cần tách bạch rõ để tránh nhầm lẫn pháp lý.
Điều kiện 5 — Tuân thủ Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân
Đăng ký hồ sơ xử lý dữ liệu cá nhân với Cục An ninh mạng và Phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05 – Bộ Công an) khi xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm (CCCD, hộ chiếu, học bạ, thông tin tài chính học viên).
3. Quy trình thành lập — sáu (6) bước
Bước 1 — Thành lập doanh nghiệp
Đăng ký thành lập công ty (TNHH, Cổ phần) với Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương. Ghi rõ mã ngành 8559 — Tư vấn du học. Thời gian: 3 – 5 ngày làm việc. Lệ phí: 100.000 – 200.000 đồng.
Bước 2 — Hoàn tất điều kiện về nhân sự
Tuyển tối thiểu 3 cán bộ nghiệp vụ tư vấn du học. Đăng ký chứng chỉ B4 nếu cán bộ chưa có (khoá học 2 – 3 tháng tại các cơ sở được Bộ GDĐT công nhận). Đào tạo chứng chỉ JLPT N3 nếu chưa có. Thời gian: 2 – 4 tháng tuỳ tốc độ học.
Bước 3 — Hoàn tất điều kiện về trụ sở
Ký hợp đồng thuê văn phòng tối thiểu 1 năm. Trang bị phòng tư vấn, phòng đào tạo, máy tính, máy in. Đảm bảo PCCC.
Bước 4 — Chuẩn bị cơ sở vật chất và tài liệu tư vấn
Trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ tư vấn du học (phòng tư vấn, phòng đào tạo, máy tính, máy in, kết nối internet). Biên soạn bộ tài liệu giới thiệu chính sách giáo dục Nhật Bản, danh sách trường tiếng Nhật (Nihongo Gakkō)/senmon/đại học, học phí, học bổng, điều kiện visa Ryūgaku và quy trình COE. Đây là điều kiện bắt buộc theo Điều 116 NĐ 125/2024 — Sở GDĐT sẽ thẩm định trên hồ sơ và có thể kiểm tra thực tế.
Bước 5 — Nộp hồ sơ xin Giấy chứng nhận tại Sở GDĐT
Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (theo mẫu của NĐ 125/2024).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Tài liệu chứng minh nhân sự nghiệp vụ (bằng cấp, chứng chỉ B4, chứng chỉ tiếng Nhật).
- Tài liệu chứng minh trụ sở (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận PCCC).
- Bộ tài liệu giới thiệu, tư vấn về chính sách giáo dục Nhật Bản và các trường (Điều 116 NĐ 125/2024).
- Mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn du học dự kiến áp dụng (cho học viên).
Thời gian thẩm định: 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Lệ phí: theo quy định địa phương (thường 500.000 – 1.500.000 đồng).
Bước 6 — Hoạt động và tuân thủ định kỳ
Sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp phải:
- Báo cáo định kỳ 6 tháng với Sở GDĐT về số học viên tư vấn, số học viên đi du học, các sự cố pháp lý.
- Cập nhật danh sách trường đối tác Nhật Bản.
- Duy trì điều kiện về nhân sự, trụ sở, cơ sở vật chất và tài liệu tư vấn theo Điều 116 NĐ 125/2024.
- Đảm bảo nội dung quảng cáo tuân thủ Luật Quảng cáo.
4. Đặc thù pháp lý của thị trường du học Nhật Bản
4.1. Hệ thống visa du học Nhật
Bộ Tư pháp Nhật cấp visa "Ryūgaku" (留学 — Du học sinh) cho học viên Việt Nam. Loại visa này áp dụng cho:
- Trường tiếng Nhật (Nihongo Gakkō) — 6 tháng đến 2 năm.
- Trường chuyên môn (Senmon Gakkō) — 2 năm.
- Đại học (Daigaku), Cao học (Daigakuin) — 4 năm hoặc 2 năm Cao học.
Visa được Cục Quản lý xuất nhập cảnh Nhật cấp dưới dạng "Tư cách lưu trú" (Certificate of Eligibility — COE). Trường Nhật là người xin COE cho học viên; sau đó học viên mới nộp hồ sơ visa tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật tại Việt Nam.
4.2. Tỷ lệ trượt visa cao và rủi ro hoàn cọc
Tỷ lệ trượt visa du học Nhật Bản với học viên Việt Nam dao động 5 – 20% tuỳ trường và thời điểm. Hợp đồng dịch vụ phải có điều khoản hoàn cọc rõ ràng khi trượt visa.
4.3. Vùng giao thoa với Luật 69/2020 (visa kỹ năng đặc định & sau Daigaku)
Khi du học sinh Việt Nam tốt nghiệp Daigaku hoặc senmon, có thể chuyển sang visa lao động ("Kỹ thuật/Nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế") hoặc visa Tokutei Ginō (Kỹ năng đặc định). Nếu công ty tư vấn nhận "matching việc làm" trong giai đoạn này, có thể bị coi là hoạt động XKLĐ và phải có giấy phép theo Luật 69/2020.
4.4. Hợp đồng với agent / trường Nhật
Trường Nhật thường có agent đại diện tại Việt Nam. Công ty tư vấn ký Hợp đồng cung ứng học viên với agent này. Hợp đồng cần quy định: chia phí học, chia tiền hoa hồng, trách nhiệm khi học viên bỏ học, xử lý dữ liệu cá nhân.
5. Mẫu hợp đồng dịch vụ tư vấn du học Nhật Bản — 8 điểm bắt buộc
- Phạm vi dịch vụ: tư vấn lựa chọn trường, hỗ trợ hồ sơ COE, học tiếng Nhật, nộp visa, sắp xếp chỗ ở ban đầu, hỗ trợ đăng ký bảo hiểm.
- Phí dịch vụ trọn gói (ghi rõ VND) và lịch thanh toán theo mốc (ký – nộp COE – nhận COE – ra visa – xuất cảnh).
- Điều kiện hoàn phí khi trượt visa, khi trường từ chối tiếp nhận, khi học viên huỷ ngang.
- Trách nhiệm thông tin trung thực: học viên cam kết hồ sơ tài chính, học bạ, kết quả thi tiếng Nhật trung thực.
- Bảo mật dữ liệu cá nhân theo Luật BVDLCN 2023.
- Cấm cam kết kết quả visa theo Luật Quảng cáo.
- Ranh giới với Luật 69/2020 — công ty không cam kết "matching việc làm" sau Daigaku.
- Cơ chế giải quyết tranh chấp — Toà án nhân dân nơi công ty đặt trụ sở.
6. Sáu (6) rủi ro pháp lý điển hình
Rủi ro 1 — Hoạt động trước khi có Giấy chứng nhận của Sở GDĐT. Phạt 50 – 100 triệu + buộc dừng hoạt động.
Rủi ro 2 — Quảng cáo "100% đậu visa Nhật". Phạt 60 – 80 triệu theo NĐ 38/2021/NĐ-CP về Luật Quảng cáo.
Rủi ro 3 — Thu phí trước khi học viên đạt COE. Tuỳ điều khoản hợp đồng, có thể bị Toà tuyên buộc hoàn 100% nếu vi phạm BVQLNTD 2023.
Rủi ro 4 — Chuyển dữ liệu học viên sang trường Nhật mà không có DPIA. Vi phạm Luật BVDLCN 2023 — phạt theo Khoản 5 Điều 9 (tối đa 5% doanh thu năm trước).
Rủi ro 5 — Nhận "hoa hồng matching việc làm" sau khi học viên tốt nghiệp. Có thể bị coi là hoạt động XKLĐ chưa có giấy phép.
Rủi ro 6 — Không duy trì điều kiện kinh doanh sau khi được cấp Giấy chứng nhận (nhân sự, trụ sở, cơ sở vật chất, tài liệu tư vấn). Theo Điều 119 NĐ 125/2024, Sở GDĐT có quyền đình chỉ hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học.
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Tổng chi phí thành lập công ty tư vấn du học Nhật Bản khoảng bao nhiêu?
Ước tính: thành lập DN 2 – 3 triệu; tuyển và đào tạo nhân sự 50 – 80 triệu; trang bị văn phòng và tài liệu tư vấn 100 – 300 triệu; lệ phí Sở GDĐT 1 – 2 triệu; chi phí pháp lý 10 – 20 triệu. Tổng vốn ban đầu ước tính: 200 – 400 triệu đồng. Lưu ý: Theo NĐ 125/2024, dịch vụ tư vấn du học KHÔNG yêu cầu ký quỹ — đây là khác biệt cần phân biệt với hoạt động đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài (Luật 69/2020 có ký quỹ).
2. Có thể xin cấp Giấy chứng nhận tư vấn du học cho nhiều thị trường (Nhật + Hàn + Đức) trong 1 hồ sơ không?
Có. Theo NĐ 125/2024, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ tư vấn du học do Sở GDĐT cấp không phân biệt thị trường và bao quát hoạt động tư vấn du học sang các quốc gia, vùng lãnh thổ có quan hệ ngoại giao với Việt Nam. KHÔNG có yêu cầu ký quỹ riêng cho từng thị trường — đây là quan niệm sai cần tránh. Doanh nghiệp chỉ cần bảo đảm tài liệu tư vấn và đội ngũ có năng lực tương ứng với từng thị trường (ví dụ tiếng Nhật cho thị trường Nhật).
3. Bao lâu nhận được Giấy chứng nhận sau khi nộp hồ sơ?
Theo NĐ 125/2024, Sở GDĐT thẩm định trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
4. Người nước ngoài có được góp vốn thành lập công ty tư vấn du học Nhật tại Việt Nam không?
Được, nhưng phải tuân thủ Luật Đầu tư về tỷ lệ vốn nước ngoài trong ngành giáo dục. Khuyến nghị tham vấn luật sư trước khi cấu trúc vốn.
5. Chi nhánh có cần đăng ký riêng dịch vụ tư vấn du học không?
Có. Một điểm mới của NĐ 125/2024 (hiệu lực 20/11/2024) là chính thức cho phép chi nhánh doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ tư vấn du học (Điều 115 khoản 1). Mỗi chi nhánh phải đăng ký riêng với Sở GDĐT nơi đặt trụ sở và duy trì đủ điều kiện về nhân sự, trụ sở, cơ sở vật chất, tài liệu tư vấn. KHÔNG có quy định ký quỹ riêng cho chi nhánh — vì bản thân ngành nghề tư vấn du học không thuộc danh mục ký quỹ.
6. Quảng cáo "học bổng 80 triệu cho khoá Nihongo Gakkō Tokyo" có hợp pháp không?
Hợp pháp nếu (i) học bổng đó có thật, (ii) có điều kiện áp dụng rõ ràng, (iii) công bố nguồn (trường nào, học bổng nào). Khuyến nghị thêm điều kiện áp dụng ngay trong nội dung quảng cáo.
7. HTIC hỗ trợ trọn gói thành lập công ty tư vấn du học Nhật bao gồm những gì?
Gói trọn gói HTIC: thành lập DN + tư vấn cấu trúc vốn + soạn thảo bộ hợp đồng (dịch vụ học viên, hợp tác trường Nhật, lao động nội bộ) + hỗ trợ hồ sơ xin Giấy chứng nhận Sở GDĐT + đào tạo nhân sự về compliance. Phí: 35 – 50 triệu/gói (đã bao gồm tư vấn pháp lý + soạn bộ hồ sơ nộp Sở GDĐT).
8. Liên hệ HTIC
HTIC Law Firm có lợi thế đặc biệt với thị trường Nhật Bản: văn phòng đại diện tại Gunma và Osaka, hỗ trợ ngôn ngữ Nhật trực tiếp, mạng lưới đối tác trường ngôn ngữ và senmon tại Tokyo, Osaka, Kobe. Chúng tôi tư vấn trọn gói từ thành lập đến vận hành công ty tư vấn du học Nhật cho doanh nghiệp Việt Nam.
Đọc thêm: Pillar Tư vấn pháp lý công ty du học — NĐ 125/2024, Điều kiện kinh doanh tư vấn du học 2026 — NĐ 125/2024, Du học Đức Ausbildung 2026 — Hợp đồng & rủi ro pháp lý.
Liên hệ HTIC: 0379 044 299 — Email: contact@htic.com.vn — Văn phòng: Tầng 2, 79/6 Hoàng Văn Thái, P. Tân Mỹ (Quận 7 cũ), TP. Hồ Chí Minh.
Bài viết do đội ngũ luật sư HTIC Law Firm biên soạn, cập nhật tháng 5/2026. Nội dung có tính chất tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý chính thức cho từng vụ việc cụ thể.
